Tietosuojaseloste

Helsingin Invalidien Yhdistys ry

Sisällys

  1. Rekisterin pitäjä
  2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
  3.  Rekisterin nimi
  4.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
  5.  Rekisterin tietosisältö
  6.  Säännönmukaiset tietolähteet
  7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
  8. Tietojen siirto EN:n tai ETA:n ulkopuolelle
  9. Rekisterin suojauksen periaatteet
  10. Rekisterin säilytys
  11. Rekisteröidyn informointi
  12. Tarkastusoikeus
  13. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
  14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

1.  Rekisterin pitäjä

Helsingin Invalidien Yhdistys, y-tunnus 0116483-2
Voudintie 6, 00600 Helsinki 
Puh. 09 7206 240
toimisto@hiy.fi
www.hiy.fi

2.  Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhdistyksen tietosuojavastaavan tai tietosuoja-asioista vastaa toiminnanjohtaja Pirjo Virtaintorppa
Osoite: Voudintie 6
Puh. 09 7206 240 
Sähköposti: pirjo.virtaintorppa@hiy.fi

3.  Rekisterin nimi

Helsingin Invalidien Yhdistyksen jäsenrekisteri ja muut yhdistyksen toimintaan liittyvät rekisterit, kuten liikuntaryhmien osallistujien rekisterit, tapahtumiin ilmoittautuneiden rekisterit ja ulkopuolisella rahoituksella toteutettaviin hankkeisiin liittyvät henkilörekisterit.

4.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

  • Ylläpitää rekisteröityjen yhteystietoja
  • Kirjata ensisijaiset apuvälinetiedot liittymis-/ilmoittautumishetkellä
  • Laskuttaa jäsenten jäsenmaksut
  • Mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
  • Yhteydenpito jäsenistöön
  • Ylläpitää lehtirekisteriä
  • Tilastotieto toiminnan suunnittelua, arviointia ja kehittämistä varten
  • Mahdolliset muut yhdistyksen toimintaan liittyvät tarkoitukset (esim. tapahtumiin / harrastuksiin / koulutuksiin liittyvä henkilötietojen käsittely)

5.  Rekisterin tietosisältö 

  • Henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, sukupuoli, vamma tai diagnoosi ja apuvälinetieto, luottamustoimet, laskuluettelo, muut mahdolliset tiedot
  • Jäsenyyden kuluessa kertynyt tieto henkilötietojen käsittelyn tarkoitus-kohdan asioista

6.  Säännönmukaiset tietolähteet 

  • Rekisteröityjen itse antama tieto

7.  Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Jäsenten nimi, osoite, (sähköpostiosoite, puhelinnumero) ja syntymäaika tallennetaan Invalidiliitto ry:n henkilötietorekisteriin. Tietoja käytetään It-lehden tilaajarekisterissä, järjestövakuutuksen vakuutettujen rekisterissä, liittovaalien yhteydessä äänioikeutettujen rekisterissä, jäsenkorttien postitusrekisterissä, jäsenlaskutuksessa (jos yhdistys kuuluu Invalidiliiton jäsenmaksupalveluun) sekä Invalidiliiton yhteydenpidossa jäseniin. Rekisterinpitäjä ei luovuta säännönmukaisesti muita rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille.

8.  Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9.  Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisteriin tallennettavat tiedot vaativat henkilön suostumuksen tietojen tallentamiseen. Yhdistyksen jäsenyys oikeuttaa nimi- ja kotipaikkatietojen tallentamisen.

Lisäksi rekisteröity antaa 25.5.2018 alkaen kutakin tiettyä tarkoitusta varten erillisen suostumuksensa tietojen tallentamiseen joko sähköisellä tai paperisella lomakkeella.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ovat oikeutettuja asianmukaisesti käsittelemään vain käyttöoikeuden saaneet, jäsenyhdistyksen tietosuojavastaava tai tietosuoja-asioista vastaava/t.

Rekisteritietoja säilytetään niin kauan kunnes rekisteröity itse pyytää poistamaan häntä koskevat jäsentiedot rekisteristä tai jäsenyyden katsotaan muuten päättyneen, ellei jokin velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan syyn johdosta pakota näitä tietoja pidempään säilyttämään.

10.  Rekisteritietojen säilytys 

Tiedot tallennetaan Kehätieto Oy:n toimittamaan Kilta jäsenrekisteriin. Paperisten hakemusten ja suostumusten tiedot siirretään jäsenrekisteriin. Tallennuksen jälkeen papereita säilytetään, kuten henkilökohtaisia arkaluontoisia tietoja sisältävät dokumentit lain mukaan tulee säilyttää, jäsenyyden ajan. 

Järjestelmän käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeus päätetään henkilön siirtyessä pois tehtävästä. 

11.  Rekisteröidyn informointi 

Tietosuojaseloste on saatavilla

  • Helsingin Invalidien Yhdistyksen kotisivulla
  • Yhdistyksen toimistolla
  • pyydettäessä tietosuojasta vastaavalta henkilöltä postitettuna tai sähköpostitse

12.  Tarkastusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti oman jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti käymällä tai toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen tarkastuspyyntö oman jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tiedot luovutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen todistus.

Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi vielä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kirjallisesti perustellun epäämistodistuksen. Tietosuojavaltuutetun käsittely on maksuton kerran vuodessa, muuten peritään tarkastuksesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

13.  Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivettä. Vaatimus henkilötietojen korjaamisesta pyydetään toimittamaan sähköpostitse yhteyshenkilölle toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen korjaamisvaatimus.

Rekisterinpitäjä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon viivytyksettä. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen korjaamisesta päättää rekisterinpitäjä. 

14.  Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Tietosuojaseloste on myös ladattavissa pdf-muotoisena tiedostona tästä alta.